Como fazer folha de pagamento: 4 passos para começar agora!

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Por Marcelo Furtado, fundador e CEO da Convenia

Ao contrário do que muitos pensam, a folha de pagamento abrange muitos itens que merecem atenção, indo muito além do salário líquido recebido pelos colaboradores.

Muitos gestores desconhecem o impacto que esse processo tem dentro da empresa. Contudo, é essencial saber e provisionar os impostos, contribuições e benefícios que fazem parte dos direitos e deveres junto às obrigações trabalhistas que causam efeitos financeiros imediatos no orçamento empresarial. Além, obviamente, de entender as rotinas do departamento pessoal e quais atividades são necessárias para evitar erros nessa operação.

Para auxiliá-los nesse processo, foram destacadas 4 informações imprescindíveis para tirar todas as dúvidas de como fazer folha de pagamento. Confira:

1. Classifique as categorias

No momento da contratação de um novo colaborador, a empresa está preenchendo uma vaga no seu quadro de atividades. Mas em que isso influencia a folha de pagamento? Já que dentro de uma empresa pode haver mais de uma atividade desenvolvida, é fundamental compreender todas as categorias que compõem essas funções.

Isso se faz necessário devido às diferentes classes trabalhadoras, sendo a indústria e comércio uma das mais encontradas. Com base nisso, é importante estar atento às Convenções Coletivas do Trabalho que regram as atividades; nelas, estão contidas especificações quanto aos benefícios e direitos de comum acordo entre os sindicatos dos empregados e representantes dos empresários.

Além disso, é imprescindível que o departamento pessoal esteja atento ao CBO (Classificação Brasileira de Ocupações), que nada mais é que a classificação das profissões existentes. Por meio dele também são planejadas as matrizes de cargos e salários. Por isso, é fundamental que essa classificação seja feita antes do início dos cálculos.

2. Cheque o registro de ponto

Saber quanto a empresa deve pagar a cada funcionário é de suma importância. Muitas vezes, para desempenhar as atividades necessárias é preciso ficar por mais tempo no serviço ou, por algum motivo pessoal, o colaborador teve que sair mais cedo. Nesses casos, é com o controle do ponto que serão calculados itens como horas extras, horas faltas e descanso semanal remunerado.

Outro fator que deve ser analisado junto ao registro de ponto são as faltas justificadas. Em situações nas quais elas apenas são justificadas, as horas podem ser descontadas, mas o funcionário não leva qualquer notificação. Entretanto, quando há atestado médico para essas faltas, a empresa não pode descontar do colaborador o período que ele se manteve afastado.

Esse controle é uma via de mão dupla, uma vez que não é correto o trabalhador receber menos por horas trabalhadas e a empresa também não pode pagar por horas que o funcionário não trabalhou.

3. Controle os tributos e benefícios

Como já mencionado, o custo de um trabalhador é bem maior do que o salário líquido que cai na conta desse funcionário. Por trás disso, existem todos os impostos previdenciários e os benefícios garantidos por lei.

Qualquer valor apurado de forma incorreta pode gerar prejuízos financeiros, tanto em pagamentos a maior quanto em possíveis processos trabalhistas.

O primeiro item que merece cuidado é o salário bruto, este deve ser conforme a base da categoria, a partir daí, esse valor será usado como base para todos os cálculos de tributos e benefícios. Nessa parte da folha, você deverá estar atento a todos os valores e as incidências de impostos.

Para o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), se deve obedecer às seguintes regras para reter na folha do colaborador, usando como base o salário bruto:

• até R﹩ 1.751,81 – alíquota de 8%;

• de R﹩ 1.751,82 até R﹩ 2.919,72 – alíquota de 9%;

• de R﹩ 2.919,73 até R﹩ 5.839,45 – alíquota de 11%.

Acima de R﹩ 5.839,45 o teto máximo para contribuição é de R﹩ 642,34 fixo. Outro tributo que é calculado na folha de pagamento é o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), nesse ato, a responsabilidade é do empregador, sendo sua alíquota fixa em 8%.

No caso do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), o tributo tem como base o salário bruto, menos as deduções de INSS. Em seguida se aplica as alíquotas conforme tabela disponibilizada pela Receita Federal, veja:

• rendimentos de até R﹩1.903,98 – isento;

• rendimentos de R﹩ 1.903,99 até R﹩ 2.826,65 – alíquota de 7,5% com dedução de R﹩ 142,80;

• rendimentos de R﹩ 2.826,66 até R﹩ 3.751,05 – alíquota de 15% com dedução de R﹩ 354,80;

• rendimentos de R﹩ 3.751,06 até R﹩ 4.664,68 – alíquota de 22,5% com dedução de R﹩ 636,13;

• rendimentos acima de R﹩ 4.664,69 – alíquota de 27,5% com dedução de R﹩ 869,36.

Além disso, é importante considerar a dedução relacionada aos dependentes no valor de R﹩ 189,59.

Na hora de aprender a como fazer folha de pagamento é importante lembrar do salário-família, esse abono é regrado pela Portaria MF n°9 de 01/2019 . Nesse sentido, esse valor destina-se aos funcionários que se enquadram nas seguintes faixas, conforme o salário bruto: até R﹩ 907,77 abono de R﹩ 46,54, de R﹩ 907,78 a R﹩ 1.364,43 abono de R﹩ 32,80. Esse benefício não sofre nenhum tipo de retenção, incidência ou desconto.

Outros fatores que demandam atenção dos profissionais que fazem a folha estão relacionados aos adicionais de insalubridade, periculosidade, vale-transporte , vale-refeição e auxílio-educação, novamente, é imprescindível analisar detalhadamente a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e as Convenções Coletivas.

4. Automatize os processos

Pode-se perceber que fazer a folha de pagamento requer um cuidado minucioso. Realizar todos os procedimentos de forma manual é algo que aumenta os riscos operacionais. Por isso, contar com um sistema de automatização que se alinhe com as necessidades da empresa é indispensável.

Com o uso de um software, rotinas repetitivas são realizadas de formas rápidas, otimizando as atividades e minimizando os erros, pois a automatização permite a integração dos dados e a aplicação dos eventos conforme tabelas predefinidas.

As empresas que utilizam dos benefícios tecnológicos conseguem maximizar seus resultados, uma vez que, ao agilizar as operações da folha, os colaboradores ganham tempo para realizar outras atividades, mais estratégicas.

Além disso, aumenta a segurança dos dados e reduz possíveis prejuízos financeiros, sem contar que possibilita análises mais precisas do custo da folha, por meio de relatórios e gráficos que ajudam no planejamento estratégico do empreendimento.

Contudo, antes de contratar um sistema para seu departamento pessoal é fundamental que as necessidades da empresa sejam avaliadas com cuidado o que a empresa precisa e como a empresa contratada pode auxiliar.

SOBRE A CONVENIA

Fundada em 2012 pelos sócios Marcelo Furtado, Rodrigo Silveira e Anderson Poli, a Convenia é uma HRTech, com soluções voltadas para otimização de tempo e custos de pequenas e médias empresas. O objetivo é de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática, economizando tempo das empresas com rotinas operacionais e destinando-o para as pessoas. Atualmente, os produtos abrangem folha de pagamento, contratação e gestão de benefícios e departamento pessoal, onde se pode gerir todos os funcionários em um sistema em nuvem.

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