Empresas devem adiar suas assembleias ou optar pela modalidade online?

Entre as muitas novidades legais de exceção, adotadas pelo Governo Federal em meio ao cenário de pandemia mundial causada pela Covid-19, está a possibilidade de realização online ou de adiamento das assembleias ordinárias pelas empresas de sociedade anônima ou sociedade limitada. A Medida Provisória nº 931, editada no dia 30 de março, como outras tantas novas regras, gerou muitas dúvidas.

No último dia 6, venceu o prazo da consulta pública aberta pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) para sugestões e críticas à proposta de Instrução Normativa que vai disciplinar as assembleias virtuais. Também ontem, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) lançou audiência pública para implementação das assembleias digitais, com prazo de consulta até a próxima segunda-feira (13). As novas regras da CVM devem ser estabelecidas no dia 20 de abril.

Convidamos os advogados Gabriel Zugman e Enricco Crisostomo Pasquali, da Domingues Sociedade de Advogados, especialistas em Direito Societário, para responderem às principais perguntas que surgiram na primeira semana de vigência da MP 931/2020.

Hoje, qual o melhor caminho para as empresas: adiar assembleias ou optar pelo modelo online?

Embora a MP nº 931/2020 tenha autorizado a realização das assembleias ou reuniões virtuais, é recomendável, pelo menos por enquanto, que as empresas aguardem a devida regulamentação do DREI (para sociedades limitadas e companhias fechadas) e da CVM (para companhias abertas) sobre o tema, principalmente pelo fato de que as empresas ainda não têm o conhecimento de todas as cautelas e formalidades que devem ser observadas com o novo procedimento. O DREI já elaborou minuta (provisória) de Instrução Normativa disciplinando sobre as assembleias virtuais e publicou edital de consulta pública para que todos os interessados se manifestassem, com críticas e sugestões para o aperfeiçoamento do texto, até o, dia 6 de abril de 2020. A CVM, por sua vez, já se manifestou no sentido que a disponibilização das assembleias de modo totalmente digital é a sua prioridade após a edição da MP. Após a regulamentação pelos órgãos, será possível avaliar, juntamente com as necessidades particulares de cada empresa e questões de praticidade, se a melhor saída será a realização da assembleia virtual ou a opção pelo seu adiamento. No entanto, uma coisa é certa: diante da situação de calamidade pública instalada pela COVID-19, é certo que muitas empresas precisarão tomar crédito público ou privado para continuidade de suas operações e ter as contas em dia é uma das exigências dos credores.

Quem deve adiar e quais os riscos?

As empresas que não pretenderem tomar crédito ou cuja dinâmica dificultar a modalidade online, como por exemplo empresas fechadas com muitos sócios ou sócios sem familiaridade com as ferramentas de videoconferência. Se a aprovação de contas já não atrapalhar a empresa na tomada de decisões, o adiamento é uma possibilidade. Nessa análise, é importante priorizar o interesse social, visando atender, da melhor forma, os anseios dos sócios, acionistas, investidores, credores e stakeholders em geral, além, é claro, da situação econômica da empresa, principalmente diante da crise que estamos vivenciando. Quanto aos riscos pelo simples adiamento da assembleia ou reunião, principalmente em relação à eventual responsabilização dos administradores que antes havia, pode-se dizer que as empresas agora conquistaram a almejada segurança jurídica com a MP, de modo que as Juntas Comerciais ficarão obrigadas ao arquivamento das respectivas atas se realizadas dentro do novo prazo. Todavia, faz-se necessário acompanhar o processo legislativo da MP para que eventuais alterações na redação e seus respectivos efeitos no tempo sejam devidamente verificados até sua final sanção, quando houver.

Quem deve realizar assembleia online e quais os cuidados necessários?

Empresas com um número menor de sócios ou acionistas terão maior facilidade para conduzir a assembleia de forma virtual, por questões práticas. Para isso, espera-se que os órgãos não exijam muita burocracia para implementação da modalidade online. O sistema eletrônico deverá garantir, em boa medida, a segurança, confidencialidade das matérias tratadas, transparência de informações e confiabilidade para a perfeita validade do conclave. E, obviamente, deve viabilizar que todas as formalidades legais vigentes sobre instalação, convocação e deliberação do conclave sejam respeitadas (por exemplo prazos para convocação, disponibilização dos documentos para a tomada de contas e posterior arquivamento da ata na Junta Comercial). O formato online não pode prejudicar os direitos dos acionistas de votar, manifestar opiniões e apresentar protestos.

No modelo online a conexão dos acionistas pode comprometer o entendimento e até mesmo a votação. O que fazer nesses casos?

Recomenda-se que a própria empresa disponibilize pelo menos um técnico de tecnologia ou alguém que fique responsável por verificar que todos os participantes do conclave (sócios, acionistas, auditores, conselheiros e outros) possuam condições para participar e votar a distância no conclave, dando o devido suporte técnico, em tempo real, durante a deliberação, caso haja qualquer comprometimento com a conexão e o perfeito entendimento de todos na assembleia. A empresa deve se certificar de que todos os participantes tiveram ampla visualização de todas as informações e efetivamente participaram da assembleia, o que pode ocorrer mediante termo de aceitação dos participantes, evitando futuros questionamentos do conclave realizado. Por fim, a empresa deverá manter arquivados todos os atos relativos ao conclave pelo prazo que vier a ser estipulado pelo DREI e CVM.

Após uma assembleia online será necessária a assinatura de todos em documento online? Como se dará o controle e comprovação de presença e anuência das decisões tomadas?

Sim, o sistema virtual deverá disponibilizar ambiente para que o sócio ou acionista, pessoalmente ou por meio de representante, registre a sua presença, que poderá ser feito preferencialmente por meio de assinatura eletrônica realizada com certificado digital ou por qualquer meio de comprovação de autoria e integridade de documento em forma eletrônica. A fim de conferir segurança, o sistema deverá disponibilizar acesso restrito para aqueles devidamente credenciados, mediante comprovação da condição de sócio ou acionista. Isso supriria a exigência legal de ”registro de presença em livro próprio”. Assinado o livro de presenças, o sócio ou acionista deverá receber uma senha para entrar na videoconferência e acompanhar os trabalhos conduzidos pela mesa, em que serão deliberadas as ordens do dia. Uma vez lavrada a ata da assembleia ao final da videoconferência e aprovada por todos (ou pelo quórum necessário para aprovação das respectivas matérias), será disponibilizada a assinatura digital dos sócios ou acionistas concordando com a aprovação, mais uma vez e no mesmo ambiente outrora disponibilizado para registro das presenças. Após isso, caberá à administração extrair a certidão da ata, assinada eletronicamente e autenticada pelo Presidente e Secretário da assembleia, para apresentação ao registro na Junta Comercial, conforme exige a legislação societária.